[GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem

Metoda zarządzania zadaniami GTD to nie tylko nawyki i dobre praktyki. Potrzebujemy również znać kilka terminów – Inbox, Projekt, Zadanie i Kontekst.

Wpis jest częścią cyklu artykułów “Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Mając spisane wszystkie nasze zadania i mając wybrany program możemy przystąpić do zapoznania się z kluczowymi terminami w metodzie GTD. Najważniejsze określenie “Inbox” poznaliście już w poprzednim wpisie. Dziś Projekt, Zadanie i Kontekst.

Dla przypomnienia Inbox to jest pierwsze miejsce, do którego trafiają nowe zadania wymagające opracowania. Inbox sprawdzamy i czyścimy minimum dwa razy dziennie, aby zadania nam nie uciekły.

Różnica między Zadaniem a Projektem

Kluczem do szybkiej realizacji zadań jest jego podział na mniejsze części. Wręcz atomowe. I tymi atomami są nasze Zadania. Posłużmy się przykładem – “Wysłanie klientom kartek świątecznych” (załóżmy, że tych kartek jest więcej niż 50). Czy to jest zadanie, czy projekt? Jesteśmy przyzwyczajeni, że w taki właśnie sposób zapisujemy zwykłe zadanie. Jednak nie możemy go wykonać od razu, żeby je ukończyć musimy wykonać pewną sekwencję:

  • zrobić listę osób
  • zamówić/kupić kartki i koperty
  • wydrukować listę adresową
  • podpisać wszystkie kartki
  • zapakować i zaadresować kartki (to może być również jako dwa zadania)
  • i na samym końcu wysłać.

Rozbicie to pozwoli nam na przypisanie do każdego zadania innej daty, innych niezbędnych zasobów, czy wręcz umożliwi delegowanie zadania. Nie zrobimy tego mając do wykonania zadanie o nazwie “Wysłanie klientom kartek świątecznych”.

Drugi przykład to “Rozliczenie PITów” – kolejne zadanie, które możemy bez problemu rozbić na mniejsze, dla lepszego zrozumienia przyjmijmy, że mamy do czynienia z drukowaną deklaracją:

  • wybrać program do rozliczenia (to chyba najtrudniejsza część)
  • zebrać deklaracje od pracodawców
  • wypełnić PIT w programie
  • wydrukować PIT
  • wysłać PIT.

Tutaj pojawia się dość nietypowe zadanie “wydrukować PIT” – jak to? Przecież to oczywiste. No tak, ale czasami bywa tak, że w domu rozliczamy PIT, jednak drukarkę mamy w biurze. W takiej sytuacji potrzebujemy rozbić to zadanie na dwa osobne.

I w tym momencie dochodzimy do sedna pojęć Projekt i Zadanie. Zadanie to jest zupełnie podstawowa czynność niezbędna do wykonania całego Projektu. Oczywiście nie wszystkie zadania będą projektami – np. zapłacić fakturę za telefon. Okaże się jednak, że wiele z zadań, które przygotowaliśmy na naszej liście stanie się teraz projektami!

Zmieniamy zadanie w projekt

Mając naszą listę zadań musimy się teraz zastanowić które z nich będą projektem, a które z nich zostaną zadaniami. Jeśli niektóre z nich są projektem, to musimy je rozbić na kilka mniejszych zadań. Na razie jednak nie zmieniajmy jeszcze naszej listy w programie do GTD. Niezbędne będzie jeszcze poznanie pojęcia kontekst.

Kontekst (tag)

Kolejnym terminem niezbędnym do rozpoczęcia przygody z GTD jest zrozumienie zasady kontekstu, który w wielu programach funkcjonuje jako tag. Czym jest kontekst? Weźmy zadanie z naszego projektu “Wysłanie kartek” i zadanie “zrobić listę osób” – jeśli mamy nieco rozbudowaną strukturę w naszej firmie to do wykonania tego zadania będzie potrzebny nam prowdopodobnie handlowiec, dla naszego przykładu przyjmijmy, że ma na imię Krzysztof. Kontekstem dla tego zadania będzie więc “Krzysztof” – jest on niezbędnym zasobem do zakończenia tego zadania. Takim kontekstem mogą być osoby, miejsca lub przedmioty. Jeśli np. dużo czasu spędzacie poza biurem, a część zadań możecie wykonać tylko w biurze to właśnie “biuro” będzie kontekstem. Przykładami takich kontekstów mogą być: dom, biuro, Krzysztof, bank, kontrahent A, biuro rachunkowe, apteka.

Po co są nam konteksty? Wyobraźcie sobie, że jutro musicie spędzić cały dzień poza biurem – dziś więc powinniście sobie zorganizować pracę tak, aby wszystkie zadania, które musicie wykonanać w biurze i które zapisane są na jutro wykonać już dziś. Wybieracie kontekst “biuro” i widzicie wszystkie zadania chronologicznie, które musicie wykonać w biurze. Proste? Inne przykłady – wybieracie się do swojego biura rachunkowego. Tak od razu przypomnieć sobie wszystkie sprawy do załatwienia będzie dość trudno. Pomoże nam kontekst “biuro rachunkowe” klikamy i widzimy wszystkie powiązane sprawy. Dla każdej osoby konteksty będą inne – nie ma tutaj jednej listy.

Pozostaje nam jeszcze do uzupełnienia data, w niektórych programach pojawia się również priorytet. To jednak nie wymaga większego wyjaśniania.

Porządkujemy naszą listę

Znając już te terminy możemy przystąpić do porządkowania naszej listy. W pierwszym kroku wybieramy zadania, które zmienią się w projekty. Tworzymy projekty i rozbijamy je na “atomy”. Następnie każde z zadań opracowujemy dopisując kontekst i datę.

Aaaaa! Moja lista na jutro ma 30 zadań!

Spokojnie, dzięki takiemu podziałowi zadań na jego elementarne części wykonanie każdego z nich zajmie od kilku do maksymalnie kilkunastu minut. Przez kilka dni będzie pewnie wymagana praktyka w opracowywaniu, jednak pragnę Cię uspokoić. 30 zadań wykonanasz bez problemu w ciągu jednego dnia!

W kolejnym wpisie postaram się dać kilka wskazówek dotyczących kolejności wykonywania zadań, w końcu trochę ich jest do wykonania!