Zadania, e-maile, kalendarz i pliki – jak je organizować?

We wcześniejszych wpisach poświęconych samej organizacji wspominałem o tym, że mamy dwa główne centra danych – program do zarządzania zadaniami (najlepiej zgodny z GTD) oraz e-maile. Zła wiadomość jest taka, że to nie wszystkie nasze zbiory danych. Dobra jest taka, że można sobie z tym poradzić.

Zobacz cały poradnik: Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem

Praca jeszcze kilkanaście lat temu wyglądała zupełnie inaczej – opieraliśmy się na papierze, co w połączeniu z szufladkami i segregatorami pozwalało nam dość dobrze organizować pracę. Zerknijcie do działów księgowych w Waszych firmach – dominuje papier i to działa. Jak jednak radzić sobie w epoce cyfrowych wiadomości?

Generalnie w swojej pracy wykorzystujemy następujące rodzaje informacji i zadań:

  • zadania GTD – wszystko co się da zmieniamy na zadania w programie do GTD, można powiedzieć, że to jest główny strumień z informacjami
  • e-maile – wcześniej już wspominałem, że nie jesteśmy w stanie oderwać się od e-maili, te zmieniamy w zadania, mimo to jednak zostają osobnym zbiorem
  • kalendarz – spotkania na zmianę z telekonferencjami – nie są typowymi zadaniami i chyba nikomu nie udało się z sukcesem połączyć programu do GTD i kalendarza – to zupełnie inne filozofie
  • pliki – w każdym projekcie powstają jakieś pliki – najczęściej nie są one zadaniami, ale ich wynikiem lub przyczynkiem do dalszej dyskusji.

Mamy w ten sposób cztery różne warstwy informacji, z którymi powinniśmy pracować. Aby to usprawnić powinniśmy trzymać się pewnych zasad.

Nazwy Projektów

Na wstępie przypomnijmy czym jest Projekt w rozumieniu GTD. Tak jak wcześniej pisałem we wpisie „Różnica między Zadaniem a Projektem”  Projekt to zbiór czynności prowadzących do osiągnięcia celu. Przy czym te zadania to są zupełnie elementarne części projektu, wręcz niepodzielne, np.  projekt „Rozliczyć PIT” może składać się z zadań:

  • wybrać program do rozliczenia
  • zebrać deklaracje od pracodawców
  • wypełnić PIT w programie
  • wydrukować PIT
  • wysłać PIT.

Projekt powinien mieć nazwę – gdy go realizujemy powinien dla pewnego uproszczenia mieć dość krótką nazwę – jedno, dwa słowa, np. „Kartki świąteczne”, „Nowa reklama”, „Aktualizacja strony”. Dopiero po zakończeniu pracy na danym projekcie powinniśmy rozszerzyć ją do dłuższej formy, np. „Aktualizacja strony dla firmy XYZ 2015”. Zmieniamy po to, aby w naszym archiwum została nazwa, która będzie dla nas dość jasna, gdy będziemy szukać tego projektu za rok.

Nazwa Projektu jest więc kluczowa – gdy już ją wybierzemy to powinniśmy ją używać do oznaczana e-maili, folderów i zadań.

Jak organizować dane projektowe?

Nadrzędnym środowiskiem pracy jest program do GTD – tutaj nazwę projektu oznaczamy bardzo prosto, w każdym programie powinno to wyglądać podobnie. Inaczej jest natomiast w programie pocztowym.

Dziś najpopularniejszy jest chyba Gmail, nie bez powodu – jego możliwości są bardzo duże. Ma też najpotężniejszą broń – możliwość korzystania z etykiet. Każdy e-mail możemy opisać wieloma etykietami – w naszym przypadku kluczowa jest etykieta z nazwą projektu (np. Nowa strona), do tego możemy wykorzystać inne etykiety, np. Czekam, gdzie zgromadzone są wszystkie zadania delegowane. Możliwości jest bardzo wiele i pewnie każdy ma swój pomysł na ich wykorzystanie.
Sytuacja jest trudniejsza w tradycyjnych programach pocztowych – tam mamy możliwość korzystania z liniowych folderów, liniowych czyli jeden e-mail to jeden folder (w Gmailu jeden e-mail może mieć wiele etykiet). Powinniśmy więc stworzyć folder „Nowa strona” – inne oznaczenia e-maili możemy, w zależności od programu, używać dzięki flagom, gwiazdom czy typom.

Pliki

W trakcie każdego projektu powstają jakieś pliki. Dobrze więc zrobić dedykowany folder na naszym komputerze z tymi danymi – nazwijmy go w sposób zgodny z nazwą projektu, czyli „Nowa strona”. Ciągłe uaktualnianie plików wymaga pewnej dyscypliny, sam czasami zapominam dodać jakiś plik z e-maila do folderu – więc jeśli będziecie o tym zapominać to nie zrażajcie się. Dobra wiadomość jest taka, że niektóre programy pocztowe są w stanie grupować już wszystkie pliki z danego wątku w jednym miejscu. Może niebawem więc zobaczymy zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania plikami?

Kalendarz

Kalendarza nie musimy modyfikować – jeśli korzystamy z jednego to jest OK, jeśli lubisz korzystać z 3-4 też OK.

Organizacja tego wszystkiego

Ogólnie wszystkie projekty można podzielić na bieżące (aktywne) i zakończone. W momencie utworzenia nowego projektu tworzymy odpowiednie obszary w programie do GTD, pocztowym i plikach. Po zakończeniu powinniśmy je zarchiwizować (lub skasować jeśli ich nie potrzebujemy). Do aktywnych projektów mam wydzielony folder „Bieżące” i tam trzymam wszystkie foldery z aktywnymi projektami – ułatwia to znalezienie informacji. Po zakończeniu dane trafiają do odpowiednich miejsc w archiwum i znikają z „Bieżących”. Tak więc w Bieżących widzę nie więcej niż 10 aktywnych folderów, zakończone mam w Archiwum i nie muszę ich już widzieć.

Końcowy efekt jest taki, że absolutnie wszystkie informacje o danym projekcie mamy oznaczone w jednolity sposób. Mimo działania w czterech różnych obszarach jesteśmy w stanie w ciągu kilku sekund znaleźć konkretną informację. Daje to poza oszczędnością czasu, poczucie bezpieczeństwa i pewności wykonania zadań. Pisałem o tym już wielokrotnie:

W samej organizacji pracy nie jest istotne co i jak organizujemy, ale to, że w każdej chwili wiemy gdzie jesteśmy i dzięki temu potrafimy reagować w sytuacjach kryzysowych, co daje nam poczucie bezpieczeństwa.

Brzmi dość prosto – jednak, tak jak wspomniałem wcześniej – utrzymanie pełnej dyscypliny nie jest łatwe. Jednak z pewnością warte swojej ceny. Przypomnij sobie ile razy Twoi współpracownicy szukali plików, danych czy e-maili projektowych. I ile czasu na spotkaniach pozostali członkowie zespołu zmarnowali na czekanie. A jak mówi stare powiedzenie „czas to pieniądz”…