[GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu

W poprzednim wpisie pisałem o tym co potrzebujemy, żeby zacząć dobrze zarządzać czasem. Na wstępie wskazałem, że musimy wiedzieć gdzie jesteśmy, czyli musimy spisać wszystkie zadania i te prywatne i zawodowe.

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Wybieramy nasz program

Jeśli jeszcze nie zacząłeś spisywać wszystkich zadań i nie wiesz jak się do tego zabrać to zachęcam do zapoznania się z wpisem „Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?”. Teraz powinniśmy wybrać program do zarządzania, najlepiej gdyby był zgodny z filozofią GTD. O samym GTD będzie następny wpis.

W swojej historii bardzo aktywnie pracowałem z wieloma programami – Asana, Omnifocus, Things, Doit, Wunderlist czy Todoist. Znacznie więcej testowałem po kilka dni. Każdy z nich ma swoje zalety i wady. Teraz korzystam z Todoist. O to dlaczego warto korzystać z Todoist zapytałem samych twórców. Brenna Loury produkt rekomenduje tak:

td_logoTodoist is available on 15 different platforms and in 10 different languages – more than any other task manager on the market. Todoist is an incredibly robust software – all our platforms are synchronized in real-time, our apps are fully native, and we offer many key features that our competitors do not including an awesome productivity tracking system called Todoist Karma. In addition, we’ve built our apps following simplisitic, intuitive design principles which provide a very sleek and simple user experience.

Trochę marketingowo, ale przyznam, że taka jest właśnie prawda. Todoist dziś oferuje nieco więcej niż inni konkurenci i do tego wygląda bardzo przyjaźnie. Z tym Todoist Karma to niesamowity wynalazek – dzięki ukończonym zadaniom rośnie nasza ranga i z czasem awansujemy na coraz wyższe poziomy. Służy to też do różnych rankingów – mniej lub bardziej poważnych. Z pewnością są miłe i są ciekawym urozmaiceniem codziennej pracy.

Todoist karma

 

Kluczowe funkcje

To co z naszego punktu widzenia jest najważniejsze to: możliwość zarządzania zadaniami z telefonu, przeglądarki czy dedykowanej aplikacji, synchronizacja, cykliczne zadania, korzystanie z projektów i tagów (kontekstów) i przede wszystkim sprawna praca. Potrzebujemy też mieć możliwość dodania zadania w uproszczony sposób – tak, żeby nie zajmowało więcej niż kilka sekund. Chodzi o sytuacje, w których o nowych zadaniach przypomni nam się w dość nietypowych sytuacjach – spacer czy spotkanie.

Osobiście polecam Wam Todoist, możecie oczywiście sprawdzić też wspomniane wyżej programy. Co ważne, jeśli będziecie mieli już wprawę w pracy z zadaniami, to bardzo łatwo będziecie mogli zmienić dostawcę. Zajmie to nie dłużej niż godzinę.

Przenosimy listę

Teraz powinniśmy przenieść naszą listę (jak powinna wyglądać lista zobacz we wpisie „Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?”) do wybranego programu. Na razie wpiszmy tylko same zadania – nie obrabiamy ich, nie tworzymy projektów, nie tworzymy tagów, nie przypisujemy żadnych terminów. Tylko przenosimy. W Todoist wszystkie zadania wpadną nam do zakładki „Inbox”(skrzynka odbiorcza). W innych programach będzie podobnie.

Tajemniczy Inbox

W filozofii GTD jednym z kluczowych słów jest „Inbox”, w niektórych programach może funkcjonować również jako Skrzynka Odbiorcza. To właśnie tu trafiają w pierwszej kolejności wszystkie nasze zadania, którymi powinniśmy się zająć. Codziennie nasz „Inbox” powinniśmy sprawdzać i wszystkie zadania, które się tam zajmują albo wykonanać, albo opracować je i nadać im przypisanie do projektu, tagów (kontekstu), daty czy ważności. Sama zasada „Inboxu” jest podobna do działania naszej skrzynki pocztowej – trafiają tu wszystkie nasze nowe zadania i coś musimy z nimi zrobić.

Gotowe?

W następnym wpisie wprowadzenie do GTD i pojęcia projekt, tagi (kontekst), zadania i zaczniemy opracowywać naszą listę.

  • A co z Trello? Wiem, że korzystałeś. Jak wrażenia w porównaniu do Todoist? Ja aktualnie zrobiłem w swoim zespole kanbana w oparciu o Trello i sprawdza się całkiem niezle. Oczywiście ma sporo wad i brakujących rozwiązań, ale można sobie poradzić. Przesiadłem się z any.DO. Jak przy tym wszystkim wypada Todoist?

    • Sylwester

      Uwielbiam Trello, jednak metodyka Trello nie przydaje się do zarządzania zadaniami dla jednej osoby. Jest bardzo trudno określić zakres czasowy obłożenia – np. w sytuacji, gdzie za trzy będziesz musiał być na jakiejś konferencji i wszystkie tematy „środowe” musisz zrobić w poniedziałek i wtorek.

      Idealnie sprawdza się natomiast gdy mamy jakiś projekt podzielony na etapy i na zadania. Trello jest chyba jedynym narzędziem jakie sprawdza się w pracy grupowej. Tutaj ani Asana, doit czy Todoist się nie sprawdzają.

      O samym Trello jeszcze napiszę – bo to jest świetne narzędzie!

    • Sylwester

      I druga część odpowiedzi o samym Todoist – w aplikacji do zarządzania zadaniami bardzo ważny jest wygląd. W końcu masz ten program otwarty kilka godzin dziennie. I tu Todoist bardzo dobrze wypada.

      Funkcjonalność będzie opisana w następnym odcinku tego wpisu. Testując wiele oprogramowania udało mi się stworzyć listę wymagań minimalnych.