Potęga jednej skrzynki pocztowej

Zdecydowana większość z nas posiada więcej niż jedną skrzynkę pocztową. Jak sobie radzić z tematami, które są na różnych skrzynkach pocztowych? Czy można w jakiś sposób rozwiązać problem niespójności danych w poczcie?

Niedawno pisałem o tym, że dodanie dwóch etykiet do gmaila może spowodować, że inbox zero osiągniemy znacznie częściej i nasza skrzynka będzie bardzo czytelna. Czy jednak można zmienić zachowania i nawyki związane z pracą z wieloma kontami? Zanim przejdę do szczegółów może najpierw kilka słów wstępu, które przybliżą nam stan dość typowy i wynikające z niego wady.

Jak najczęściej korzystamy z poczty?

Praca z programem pocztowym zajmuje nam zdecydowanie najwięcej czasu – może więc warto poszukać tutaj oszczędności czasu i lepiej zorganizować wiadomości? Z moich, bardzo ograniczonych, obserwacji wynika, że są właściwie trzy modele pracy z „multikontami”:

  • instalowany program pocztowy (Outlook czy np. Thunderbird)
  • przeglądanie poczty w przeglądarce
  • hybrydy (czyli np. konta firmowe w Outlooku, a prywatne skrzynki w przeglądarce).

Wady takiego systemu są dość spore – kilka przykładów:

  • szukanie e-maili gdy nie pamiętasz, na którą skrzynkę pocztową został wysłany
  • jesteś „przymocowany” do komputera na którym masz skonfigurowane środowisko, skorzystanie z aplikacji mobilnej jest dość utrudnione ze względu chociażby na mnogość wiadomości i inne widoki (nawet jeśli korzystasz z IMAP to nie masz pełnego wsparcia dla etykiet) – zresztą zobacz jak wygląda Twoja skrzynka pocztowa w programie pocztowym i aplikacji mobilnej i zobacz czy jesteś w stanie znaleźć jakąś wiadomość np. sprzed kilku miesięcy
  • zmiana komputera nie jest rzeczą, o której marzysz ze względu na potencjalną możliwość utraty wiadomości, szczególnie jeśli pocztę pobierasz na komputer przez POP3.

Dla mnie głównym powodem szukania rozwiązania był brak pełnego wsparcia dla multikont w przypadku telefonów i tabletów. Oczywiście każdą skrzynkę można dołączyć jako osobne konto, jednak utrzymanie spójności informacji (nawet z IMAP) jest bardzo trudne.

W jednym z pierwszych artykułów wprowadzających do GTD wspomniałem o tym, żeby zadań nie traktować z wyraźnym podziałem na firmowe i prywatne. Z dość prostej przyczyny – część zadań prywatnych i tak musimy wykonać w firmie (np. zadzwonić do urzędu czy umówić się do lekarza). Może więc warto pójść krok dalej i nie rozgraniczać poczty na firmową i prywatną?

Kto może podjąć wyzwanie?

Jeśli masz co najmniej dwie skrzynki firmowe to z pewnością sporą ulgę poczujesz już po kilku dniach od przeprowadzki. Jeśli Twoja praca to jedna skrzynka pocztowa i do tego jedna skrzynka prywatna, na którą dostajesz tylko kupony zniżkowe to zmiana chyba nie ma sensu.

Zmiana będzie korzystna dla osób, u których wiele skrzynek pocztowych powoduje powstawanie nowych zadań do wykonania. Zadań, które będziemy przenosić do programu do zarządzania zadaniami.

Co musi umożliwiać nowa skrzynka?

Najpierw założenia początkowe – nasza nowa główna skrzynka pocztowa skupiająca wszystkie wiadomości z różnych skrzynek powinna:

  • umożliwiać dostęp za pomocą programu pocztowego, przeglądarki i urządzeń mobilnych i zapewniać ten sam poziom widoczności (np. zachowanie drzewa folderów czy listy wysłanych e-maili)
  • umożliwiać wysyłkę poczty z innych adresów (np. jeśli zdecydujemy się korzystać z istniejącej prywatnej skrzynki to musimy mieć możliwość wysyłania poczty jako „jan.kowalski@firma.pl”)
  • mieć foldery i najlepiej „tagi” lub inne „etykiety” (dostawcy mogą różnie nazywać możliwość oznaczania e-maili)
  • umożliwiać synchronizację kalendarza.

Warunki te obecnie spełnia większość dostawców darmowej poczty – ja zdecydowałem się jednak na gmail.com i korzystanie z aplikacji w przeglądarce. Od ponad pół roku testuję właśnie ten model i jestem bardzo zadowolony. Zalety, które mogę wskazać w stosunku do zwykłej pracy z „multikontami” są następujące:

  • mam jedno centrum zarządzania pocztą (mam osiem aktywnych skrzynek pocztowych)
  • nie muszę się przełączać między skrzynkami i się przelogowywać
  • nie muszę szukać wiadomości po różnych skrzynkach – teraz mam jedną (często z różnymi osobami piszę z różnych kont firmowych – w zależności od projektu)
  • moje e-maile są spójne, tzn. na telefonie widzę identyczne e-maile w identycznym układzie co na komputerze – jeśli ktoś zadzwoni do mnie z bardzo pilną sprawą, a mam tylko telefon pd ręką bez problemu znajdę szukaną wiadomość
  • mam jedną spójną bazę kontaktów, którą wykorzystuję do wysyłki z poziomu różnych skrzynek
  • gmail bardzo dobrze integruje się z todoist – jednym kliknięciem zamieniam e-maile w zadania do wykonania w programie GTD.

Efekt końcowy jest mniej więcej taki gdyśmy mieli Outlooka czy Thunderbirda w przeglądarce internetowej – ze wszystkimi zaletami (czyli możliwością korzystania z wielu kont, jedną książka adresową), ale bez wad (dostęp z jednego miejsca, brak spójności, problemy z szukaniem archiwalnych wiadomości).

Wady takiego systemu?

Podczas tego okresu właściwie nie znalazłem żadnych wad, jednak gdybym nieco „na siłę” miał wskazać to byłoby uzależnienie się od jednego dostawcy poczty. Jednak przyjmując taki model pracy łatwo zmienić na innego dostawcę gdyby zmieniły się warunki. Drugą wadą jest brak możliwości przekierowania SPAMu.

Jak się do tego zabrać?

Krok pierwszy – filtrowanie

Przede wszystkim robimy listę kont pocztowych, z których korzystamy i zastanawiamy się czy nowe wiadomości z tych skrzynek powinny trafiać nam do głównej skrzynki odbiorczej (inboksu) czy może od razy do konkretnego podfolderu (etykiety). Na ten krok polecam poświęcić kilka dobrych chwil. Ja przyjąłem model, że wszystkie wiadomości trafiają do inboksu. Wyjątkiem jest skrzynka redakcyjna – tutaj wiadomości trafiają do osobnego folderu. Z prostej przyczyny – listów przychodzi bardzo dużo, a czytam je raz dziennie.

Krok drugi – przekierowanie czy pobieranie

W kroku drugim najlepiej zrobić przekierowanie (przekazanie dalej) całej nowej poczty z istniejących skrzynek na nową skrzynkę. Tak, przekierowanie – nie połączenie przez POP3 czy IMAP. W gmailu opcję tę znajdziesz w Ustawienia->Przekazywanie i POP/IMAP. Czyli wszystkie „stare” skrzynki przekierowujemy na nową.

przekierowane

Dlaczego przekierowanie, a nie POP3/IMAP? Są trzy główne powody:

  • w przypadku gdyby system nie sprawdził się, masz szansę powrotu do starego modelu pracy bez utraty wiadomości
  • przekierowanie pozwala ominąć limity (często jest tak, że do darmowego konta możesz podpiąć maksymalnie 5 kont)
  • przekierowanie jest wykonywane automatycznie i od razu, przy pobieraniu przez POP3/IMAP możesz spotkać się z ograniczeniem sprawdzania np. co 15 minut.

Jako POP3/IMAP mam zdefiniowane tylko jedno konto – redakcyjne. Ono pełni jednak zupełnie inną funkcję i stąd pomysł o wydzieleniu i innym traktowaniu.

Krok trzeci – wysyłka e-maili z osobnych kont

Teraz najważniejszy krok – podpięcie wszystkich kont do głównego z możliwością wysyłki jako różny nadawca. W gmailu zrobimy to w zakładce Ustawienia->Konta i importowanie w części „wyślij pocztę jako” i zaznaczamy opcję „Odpowiadaj z tego samego adresu, na który została wysłana wiadomość” – dzięki temu unikniemy sytuacji, w której ktoś pisze do nas e-mail na skrzynkę firmową, a my odpowiadamy z prywatnej.

odpowiedzjako

Na koniec zostanie tylko konfiguracja SMTP, tutaj każdy dostawca poczty ma swoje ustawienia.

Wszystko powinno działać – teraz wystarczy tylko pielęgnować naszą nową, spójną, lepszą jedyną skrzynkę pocztową. Teraz jest o dobry okres na testowanie takiego rozwiązania, ponieważ poczty firmowej przychodzi stosunkowo niewiele i możesz więcej czasu poświęcić na zmianę nawyków.

  • Alan Pavletta

    Dziękuję za ten wpis, dokładnie tego szukałem. Szczególnie kwestii POP3 czy przekierowanie. Czy w Pana przypadku przekierowanie pozostawia kopię wiadomości na serwerze (np. nazwa czy home.pl)? Obawiam się, że szybko zapcham sobie miejsce na tych serwerach ;/ A brak IMAP powoduje bałagan na nich…

    • Sylwester

      Proponuję może przez pewien czas trzymać pocztę na serwerze z przekierowaniem. Gdyby jednak okazało się, że ten model nie sprawdza się – wtedy można łatwo wrócić do poprzedniej wersji. Wydaje mi się jednak, że po kilku tygodniach bez problemu będzie można ja już kasować.

      • Alan Pavletta

        Dziękuję. Miłego dnia.