Jak wybrać dobry program do GTD?

Moja przygoda z GTD zaczęła się z programem OmniFocus – głównym powodem była duża liczba materiałów edukacyjnych przygotowanych przez twórców oprogramowania. Na rynku było wtedy niewiele aplikacji – nie było mowy też o chmurach i smartfonach. Dziś aplikacji mamy bardzo dużo – jak znaleźć jednak tę najbardziej dopasowaną?

Po OmniFocus był Things, doit.im, Wunderlist, Asana – w tych programach bardzo dobrze się czułem i wykonywanie zadań szło całkiem sprawnie. Coś jednak skłaniało mnie do poszukiwań innego programu – może są lepsze rozwiązania dla mnie? Dziś mogę powiedzieć, że dziś moim potrzebom najbardziej odpowiada Todoist. Dlaczego? Poniżej znajdziecie kilka najważniejszych aspektów dla mnie – jeśli według Was program powinien spełniać również inne funkcji zachęcam do podzielenia się doświadczeniem.

Podstawy

Zupełnie podstawowe funkcje jakie musi spełniać program do GTD to praca z powtarzalnymi zadaniami (np. w każdą środę wydrukować raport XYZ i wysłać do Maćka), obsługa tagów (kontekstów) oraz projektów. Musi też posiadać Inbox, czyli miejsce gdzie trafiają wszystkie nowe zadania, które wymagają opracowania (dodanie daty, tagów, sprecyzowanie zakresu zadania). Aplikacja mobilna powinna umożliwiać tworzenie szybkich notatek. Te funkcje obsługuje znakomita większość rozwiązań na rynku. Co jednak wyróżnia Todoist?

Atuty

Wiele środowisk i synchronizacja

Todoist uruchomisz w przeglądarce, na telefonie i jako dedykowaną aplikację. W każdym z uruchomionych środowisk zobaczysz dokładnie te same dane z podziałem na zadania do wykonania dziś i w ciągu najbliższych siedmiu dni. Z taką prezentacją zadań bardzo duży problem miała (może wciąż ma) Asana – na telefonie nie można zrobić chronologicznej listy zadań do wykonania.
Do tego trzeba połączyć bardzo dobrą synchronizację. Zadanie wpisujesz na telefonie, a po kilku sekundach widzisz je już w przeglądarce. Z tym aplikacje konkurencji miały naprawdę duży problem.

Kalendarz na najbliższe dni

W wielu aplikacjach niestety plan pracy na najbliższe dni nie jest pełny. Problem jest z zadaniami cyklicznymi – w niektórych aplikacjach nie pojawiają się one w planie zadań na najbliższe dni. Pojawią się dopiero wtedy gdy powinny zostać wykonane. Wada takiej prezentacji danych jest oczywista – jedziesz na urlop na tydzień i chcesz wykonać wszystkie zadania, które masz do wykonania w tym okresie. Tylko, że nie zobaczysz zadań takich jak „zapłacić rachunek za telefon”, „wysłać raport do Maćka o sprzedaży” i wielu innych, które są cykliczne. To niestety jest ogromna wada.

ekran 2015-08-25 o 10.03.51Gmail

Niedawno pisałem jak połączyłem wszystkie istniejące skrzynki pocztowe w jedno główne na gmailu. Dzięki temu mam jedno centrum z wiadomościami. Korzystając z gmaila i Todoist uzyskujemy również dostęp do pluginu. Korzyść z niego jest ogromna – każdy e-mail możesz zmienić w dwóch kliknięciach na zadanie – więcej informacji znajdziesz we wpisie poświęconym temu jak pracować z e-mailami. Nie musisz wklejać treści e-maila, nie musisz nic szukać. We wskazanym przez Ciebie dniu w Todoist pojawi się zadanie z ikonką listu, po kliknięciu którego zostaniesz przekierowany do gmaila i będziesz widzieć powiązaną wiadomość.

Integracji ciąg dalszy

Jestem zwolennikiem upraszczania i jak najmniejszej ilości miejsc, w których przechowywane są potencjalne zadania. Program pocztowy, kalendarz i program do GTD to kluczowe. Największą siłą Todoist jest jednak integracja z bardzo wieloma narzędziami do pracy – ja korzystam np. z Trello (każde nowe zadanie dodane przez kogoś w Trello pojawia mi się w Todoist), IF/IFTTT (każdy SMS oraz nieodebrane połączonia pojawiają mi się w Inboksie w Todoist), kalendarz (zaplanowane spotkania pojawiają mi się jako zadania). Z czym jeszcze można integrować? Lista jest długa ale warto przyjrzeć się Google Drive, Toggl (do mierzenia czasu spędzonego na zadaniach), PomoDone (dla osób wykorzystujących technikę Pomodoro).

Szybkie notatki mobilne

Jedną z kluczowych funkcji aplikacji mobilnej jest możliwość błyskawicznego zapisywania zadań, które nam się przypomną np. podczas spaceru. Todoist oczywiście tę funkcję posiada – jest jednak ona na tyle elastyczna, że z jej wykorzystaniem można zapisywać ustalenia ze spotkań. Tak powstał m.in. ten wpis – główne punkty były zapisywane jako właśnie taka szybka notatka.

Karma

Zadania to zadania. Nie ma tu wielkiej historii. A jednak – Todoist bada Twoją efektywność – widzisz w jakie dni najwięcej pracujesz. Zbierasz też za każde ukończone zadanie punkty i pniesz się w rankingu wykonanych zadań. Może nie zwiększa Twojej produktywności, ale na pewno jest miłym uzupełnieniem.

Cena

Pakiet darmowy z pewnością wystarczy do codziennej pracy – jeśli jednak chcesz wspierać twórców, to za cenę ok. 80 złotych rocznie możesz kupić wersję Premium, która umożliwia m.in. wykorzystanie notatek i załączników, połączenia zadań z konkretną lokalizacją (np. gdy będziesz w sklepie pojawi się „kup mleko”), rozszerzone korzystanie z etykiet i ich filtrowanie.

Czy coś można zmienić?

Oczywiście – nie każdemu przypadnie do gustu wygląd aplikacji. Bardzo minimalistyczny pozbawiony zbędnych elementów. Jednak część osób preferuje wygląd zbliżony do tego co oferuje np. Wunderlist. Może więc autorzy pomyślą o szablonach?

Drugą kwestią jest brak zadań powiązanych – zdaję sobie sprawę, że to może być trudne, jednak zdecydowanie ułatwiłoby porządkowanie. Na czym polegają zadania powiązane? Wyobraź sobie, że w konkretnym projekcie masz powiedzmy siedem zadań. Na każde wstępnie zaplanowałeś jeden dzień. Ale niestety drugiego zadania nie dałeś rady wykonać w terminie, ponieważ kolega któremu je delegowałeś miał niespodziewany jednodniowy urlop i masz jeden dzień opóźnienia. W takiej sytuacji musisz we wszystkich następujących zadaniach zmienić datę wykonania. Gdyby zadania były powiązane, a ich data byłaby zapisywana w postaci względnej np. „+1 dzień”, „+3 dni” od wykonania poprzedniego (albo innego wskazanego), to data wykonania zmieniłaby się automatycznie.

Ostatnią niedogodnością jest brak wyróżnienia w gmailu e-maili, które już zamieniłem w zadania (kilka akapitów wyżej o tym pisałem). Efekt jest taki, że niektóre zadania powiązane z e-mailem pojawiają mi się dwukrotnie.

Czy warto korzystać z Todoist? Trudno odpowiedzieć – każdy z Was ma inne oczekiwania i inną kulturę pracy. Zdecydowanie jednak zachęcam do wypróbowania aplikacji – dużo czasu nie poświęcicie, a może dzięki niej uda Wam się znaleźć nieco więcej czasu na hobby?

  • Ścibór Sobieski

    Ja używam 2Do, bardzo dobre narzędzie, jednak od razu informuje, że działa tylko w ekosystemie Apple i jest klient na Android. Z tego co piszą, to wersja dla Windows jest w planach.