Jak przygotować się do urlopu?

Lipiec i sierpień to czas, gdy znacznie mniej pracujemy. Jak przygotować się do urlopu i jak z niego wrócić, żeby nie myśleć cały czas o pracy?

Przed urlopem

Korzystając z GTD i porad zawartych w części Efektywna Praca powinniście w swoim programie do zarządzania zadaniami widzieć jakie zadania pojedyncze/projektowe i cykliczne przypadają na czas urlopu. Daje nam to znakomity punkt startu do planowania. Poniżej kilka wybranych porad, do których zastosowanie powinno pomóc w spokojnym urlopie, a współpracownikom pracować nad zleconymi zadaniami.

  • tydzień przez urlopem nie zaczynaj nowych projektów (projektów rozumianych w terminologii GTD) – jeśli jednak chcesz już zaplanować, to dodaj zadanie z terminem po powrocie „przygotować projekt XYZ”
  • ostatni tydzień to kończenie projektów, postaraj się zamknąć wszystkie zaplanowane jeszcze przed wyjazdem – gwarantuję, że będzie się lepiej wypoczywać. Tutaj może pomóc nam to, że planując każde zadanie w ramach projektu wstępnie zakładaliśmy, że większość z nich powinna zakończyć się przed urlopem
  • na około tydzień przed urlopem powinieneś dokładnie prześledzić listę zaplanowanych zadań, które przypadają na czas wyjazdu i postępować z nimi według zasad zbliżonych do:
    • zadania, które możesz wykonać jeszcze przed urlopem postaraj się wykonać
    • zadania, które muszą być wykonane w konkretnym dniu zaplanuj automatycznie (np. spłata raty w banku) lub uprzedź odbiorcę zadania, że wykonasz je po urlopie
    • zadania, które mogą być przesunięte na późniejszy okres przenieś bez obaw
  • zadania delegowane najlepiej „wydelegować” na dwa-trzy dni przed wyjazdem (nie na ostatnią chwilę), aby ich odbiorca miał czas na zapoznanie się z nimi i ew. odpowiedź, że potrzebuje więcej informacji do ich wykonania

Urlop

Tutaj pewnie większość z Was nie zgodzi się ze mną, jednak polecam poświęcić około 15-20 minut dziennie na sprawdzenie e-maili na telefonie. Jeśli jest coś ważnego, to deleguj lub uprzedź odbiorcę, że zajmiesz się po urlopie. Tyle wystarczy, żeby trzymać rękę na pulsie.

Po urlopie

Jeśli poświęcałeś około kwadransa dziennie na przeglądanie e-maili, to mniej lub bardziej powinien klarować się plan pracy na najbliższe dni. Gdy nie miałeś jednak takiej możliwości, to najlepiej je sprawdzać od najnowszych. Prosty przykład: w poniedziałek ktoś mógł prosić Ciebie o wykonanie czegoś, a w środę okazało się, że już współpracownik sobie poradził i nie ma tematu.
Praca z e-mailami po urlopie powinna przebiegać według zasad opisanych m.in. we wpisie Różnica między Zadaniem a Projektem. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że jeden dzień po powrocie powinien wystarczyć na organizację wszystkich zadań i e-maili i zaplanowanie pracy na kolejny tydzień czy dwa. Pamiętaj, żeby przed rozpoczęciem pracy najpierw ją sobie zorganizować – znacznie skróci to ich czas realizacji później. Dodatkowo pozbędziesz się obaw, że wszystkie zadania powinieneś wykonać jednocześnie.
Jeśli z GTD korzystasz już kilka tygodni, to może się przydać doświadczenie i wiedza ile mniej więcej dziennie wykonujesz zadań. Jeśli jest to 20 to staraj się podczas planowania nie przekraczać tej liczby, lepiej przenieść je na kolejny dzień.

Tutaj też jedna ciekawostka – według badań okazuje się, że z urlopu najlepiej wracać pod koniec tygodnia, nie w poniedziałek. Pozwoli nam to szybciej rozpocząć weekend i ponoć nasze niezadowolenie z zakończenia urlopu będzie znacznie mniejsze.

Urlop w domu

Często urlop spędzamy w domu – opiekując się np. dziećmi. Z doświadczenia powiem, że świetnie działa tutaj model pracy w godzinach 6-9 rano. W ciągu tych trzech godzin można naprawdę dużo zrobić. Cisza i brak dzwoniącego telefonu sprzyja efektywnej pracy. Później możemy spokojnie spędzić czas z rodziną na spacerach i zabawach, nie myśląc za dużo o pracy.

Jeśli macie swoje przepisy na spokojny urlop zachęcam do dzielenia się wiedzą!

Udanego wypoczynku!

  • Ja mam tak: zamykam firmową pocztę, wysylajac do wszystkich ze jestem do tego dnia offline. 😉