[GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem

Metoda zarządzania zadaniami GTD to nie tylko nawyki i dobre praktyki. Potrzebujemy również znać kilka terminów – Inbox, Projekt, Zadanie i Kontekst.

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Mając spisane wszystkie nasze zadania i mając wybrany program możemy przystąpić do zapoznania się z kluczowymi terminami w metodzie GTD. Najważniejsze określenie „Inbox” poznaliście już w poprzednim wpisie. Dziś Projekt, Zadanie i Kontekst.

Dla przypomnienia Inbox to jest pierwsze miejsce, do którego trafiają nowe zadania wymagające opracowania. Inbox sprawdzamy i czyścimy minimum dwa razy dziennie, aby zadania nam nie uciekły.

Różnica między Zadaniem a Projektem

Kluczem do szybkiej realizacji zadań jest jego podział na mniejsze części. Wręcz atomowe. I tymi atomami są nasze Zadania. Posłużmy się przykładem – „Wysłanie klientom kartek świątecznych” (załóżmy, że tych kartek jest więcej niż 50). Czy to jest zadanie, czy projekt? Jesteśmy przyzwyczajeni, że w taki właśnie sposób zapisujemy zwykłe zadanie. Jednak nie możemy go wykonać od razu, żeby je ukończyć musimy wykonać pewną sekwencję:

  • zrobić listę osób
  • zamówić/kupić kartki i koperty
  • wydrukować listę adresową
  • podpisać wszystkie kartki
  • zapakować i zaadresować kartki (to może być również jako dwa zadania)
  • i na samym końcu wysłać.

Rozbicie to pozwoli nam na przypisanie do każdego zadania innej daty, innych niezbędnych zasobów, czy wręcz umożliwi delegowanie zadania. Nie zrobimy tego mając do wykonania zadanie o nazwie „Wysłanie klientom kartek świątecznych”.

Drugi przykład to „Rozliczenie PITów” – kolejne zadanie, które możemy bez problemu rozbić na mniejsze, dla lepszego zrozumienia przyjmijmy, że mamy do czynienia z drukowaną deklaracją:

  • wybrać program do rozliczenia (to chyba najtrudniejsza część)
  • zebrać deklaracje od pracodawców
  • wypełnić PIT w programie
  • wydrukować PIT
  • wysłać PIT.

Tutaj pojawia się dość nietypowe zadanie „wydrukować PIT” – jak to? Przecież to oczywiste. No tak, ale czasami bywa tak, że w domu rozliczamy PIT, jednak drukarkę mamy w biurze. W takiej sytuacji potrzebujemy rozbić to zadanie na dwa osobne.

I w tym momencie dochodzimy do sedna pojęć Projekt i Zadanie. Zadanie to jest zupełnie podstawowa czynność niezbędna do wykonania całego Projektu. Oczywiście nie wszystkie zadania będą projektami – np. zapłacić fakturę za telefon. Okaże się jednak, że wiele z zadań, które przygotowaliśmy na naszej liście stanie się teraz projektami!

Zmieniamy zadanie w projekt

Mając naszą listę zadań musimy się teraz zastanowić które z nich będą projektem, a które z nich zostaną zadaniami. Jeśli niektóre z nich są projektem, to musimy je rozbić na kilka mniejszych zadań. Na razie jednak nie zmieniajmy jeszcze naszej listy w programie do GTD. Niezbędne będzie jeszcze poznanie pojęcia kontekst.

Kontekst (tag)

Kolejnym terminem niezbędnym do rozpoczęcia przygody z GTD jest zrozumienie zasady kontekstu, który w wielu programach funkcjonuje jako tag. Czym jest kontekst? Weźmy zadanie z naszego projektu „Wysłanie kartek” i zadanie „zrobić listę osób” – jeśli mamy nieco rozbudowaną strukturę w naszej firmie to do wykonania tego zadania będzie potrzebny nam prowdopodobnie handlowiec, dla naszego przykładu przyjmijmy, że ma na imię Krzysztof. Kontekstem dla tego zadania będzie więc „Krzysztof” – jest on niezbędnym zasobem do zakończenia tego zadania. Takim kontekstem mogą być osoby, miejsca lub przedmioty. Jeśli np. dużo czasu spędzacie poza biurem, a część zadań możecie wykonać tylko w biurze to właśnie „biuro” będzie kontekstem. Przykładami takich kontekstów mogą być: dom, biuro, Krzysztof, bank, kontrahent A, biuro rachunkowe, apteka.

Po co są nam konteksty? Wyobraźcie sobie, że jutro musicie spędzić cały dzień poza biurem – dziś więc powinniście sobie zorganizować pracę tak, aby wszystkie zadania, które musicie wykonanać w biurze i które zapisane są na jutro wykonać już dziś. Wybieracie kontekst „biuro” i widzicie wszystkie zadania chronologicznie, które musicie wykonać w biurze. Proste? Inne przykłady – wybieracie się do swojego biura rachunkowego. Tak od razu przypomnieć sobie wszystkie sprawy do załatwienia będzie dość trudno. Pomoże nam kontekst „biuro rachunkowe” klikamy i widzimy wszystkie powiązane sprawy. Dla każdej osoby konteksty będą inne – nie ma tutaj jednej listy.

Pozostaje nam jeszcze do uzupełnienia data, w niektórych programach pojawia się również priorytet. To jednak nie wymaga większego wyjaśniania.

Porządkujemy naszą listę

Znając już te terminy możemy przystąpić do porządkowania naszej listy. W pierwszym kroku wybieramy zadania, które zmienią się w projekty. Tworzymy projekty i rozbijamy je na „atomy”. Następnie każde z zadań opracowujemy dopisując kontekst i datę.

Aaaaa! Moja lista na jutro ma 30 zadań!

Spokojnie, dzięki takiemu podziałowi zadań na jego elementarne części wykonanie każdego z nich zajmie od kilku do maksymalnie kilkunastu minut. Przez kilka dni będzie pewnie wymagana praktyka w opracowywaniu, jednak pragnę Cię uspokoić. 30 zadań wykonanasz bez problemu w ciągu jednego dnia!

W kolejnym wpisie postaram się dać kilka wskazówek dotyczących kolejności wykonywania zadań, w końcu trochę ich jest do wykonania!

  • Bardzo fajny kurs, dzięki! Też używam ToDoist. Projekty to zawsze dla Ciebie Projekty z bocznego paska, czy jakoś inaczej to rozwiązujesz? Dla mnie to co jest po prawej to raczej obszary, a projekty rozwiązuje przez zagłębienie. Minus jest tego taki, że realizując konkretne zadanie z listy na dziś nie wiem którego projektu ono dotyczy.

    • Sylwester

      Dziękuję!

      Projekt to w zależności od programu może być to Projekt rozumiany tak jak wyżej lub nieco szerzej, tak jak piszesz, Obszar – zależy od podejścia twórców. Definicji Projektu podanego wyżej trzymam się w codziennej pracy i to działa.

      W Todoist obecnie każde zadanie musi być przypisane do projektu. Dobrze więc sobie zrobić jeden (lub dwa, trzy) projekty ogólne, i to będą właśnie nasze obszary. Jako obszar rozumiem wszystkie zadania związane np. z konkretnym klientem. Lądują tam wszystkie zadania pojedyncze (które nie należą do osobnych projektów) związane z danym klientem (np. wysłać zestawienie – jest to pojedyncze zadanie bez osobnego projektu, jednak wykonujesz je dla konkretnego klienta). Szczególnym przykładem takiego obszaru jest „Prywatny” – z którego sam korzystam i trafiają tam zadania takie jak „Zapłacić za prąd”.

      Obszar zdefiniowany niezależnie od projektów ma Things. Projekty mogą być częścią obszaru. Nie wiem jednak czy takie zagłębienie ma sens – lepiej chyba grupować (jeśli już musimy, choć osobiście nie widzę potrzeby) wykorzystując konteksty (tagi).

      • Dzięki za odpowiedź. Czyli rozumiem, że każdy nowy projekt zapisujesz w bocznej kolumnie? A używasz do czegoś zagłębień (czyli wcięć przy zadaniu)?

        • Sylwester

          Zagłębień nie używam – nie do końca są praktyczna dla mnie. Ale to już chyba kwestia gustu 😉

  • Ja

    Jesteśmy w fazie realizacji listy zadań. 3 telefony, 5 e-maili + kilka innych rzeczy za nami – po prostu rządzimy światem i wtedy pojawia się przed nami zadanie typu „Pomalować płot (100m)” albo nawiązując do Twojego przykładu „Wypisać 200 kartek” albo jeszcze coś dłuższego. Mija poniedziałek, wtorek, środa i czar przygasa zwłaszcza gdy na liście masz n-podobnych zadań. Pytanie zatem brzmi: jak „atomowe” powinno być takie zadanie? Zważywszy na propozycję Allena w wyborze zadania do wykonania: 1. kontekst, 2. czas – może się okazać, że to 2. nigdy nie nastąpi…

    • Sylwester

      „Pomalowanie płotu” można to również „Kupić farbę i pędzle (albo inne środki)” i później samo zasadnicze zadanie. Czyli na pewno przed rozpoczęciem zadania musisz wszystko mieć, może być więc zadanie początkowe „Sprawdzić co trzeba kupić do malowania płotu”.

      Druga część to ile tego płotu ma być – czyli czy to zadanie jest na 2h, cały dzień czy więcej. Jeśli więcej niż jeden dzień to na pewno trzeba zrobić etapy. Mając tę wiedzę możemy dojść do planowania.

      I tu jest największa zaleta GTD – czyli możesz wytypować dzień i zacząć „malować płot” nawet jeśli zajmie to cały dzień. Przesuniesz (lub wykonasz wcześniej) inne zadania zaplanowane zadania na ten dzień – ale i tak każde z nich wykonasz.

      • Ja

        Chodziło mi o zadanie zasadnicze. Czasami zdarza się, że zadanie zasadnicze zajmuje więcej niż jeden dzień. Rozumiem, że w takim przypadku proponujesz podział: Malowanie – dzień 1, Malowanie – dzień 2 itd. Z czego wynika taki podział? Czy tylko z potrzeb planowania czy – jak można przeczytać na forach – aby poczuć „progres”?

        • Sylwester

          Osobiście nie miałem żadnego zadania dłuższego niż kilka godzin – malowanie płotu jest dobrym przykładem. I chyba jednak bym rozkładał na etapy. Jest wygodniej.

  • Dariusz Ptak

    Dla mnie największy problem to radzenie sobie z rutynowymi czynnościami. Cały czas staram się w jakiś sensowny sposób zaimplementować takie czynności do systemu GTD ale mi coś nie pasuje. Mam swój rytuał poranny i wieczorny. Dodatkowo trening kilka razy w tygodniu. I wiele innych. Tak na prawdę nie są to projekty, ponieważ nie mają wyraźnego początku i końca. To jest coś co robię w sposób ciągły. Przygotowałem listy kontrolne w ramach których zarządzam takimi rutynowymi działaniami. Jednak pojawił się problem, że więcej czasu spędzałem nad taką listą niż na pozostałych zadaniach czy projektach. Z drugiej jednak strony wiele czynności jest powtarzalnych jednak z mniejszą częstotliwością niż dzień bądź tydzień. Można do nich zaliczyć np. przegląd samochodu, który wykonujemy każdego roku. Na pewno jest to projekt bo ma wyraźny początek, ale dodatkowo projekt taki jest czynnością z grupy powtarzalnych.
    Szczerze powiedziawszy zmagam się z tym już od ponad pół roku bo ciągle mam w świadomości, że coś nie gra. To powoduje dużo mniejszą produktywność, a nawet jakiś taki dystans do mojego systemu GTD.
    Może masz jakiś pomysł bądź poradę w jaki sposób wdrożyć – aby miało to sens – powtarzalne czynności jak i te, które robiły z mniejszą częstotliwością bądź jednorazowo. Trochę męczy mnie ciągłe zmaganie się z tym samym tematem i zastanawianiem się jak go ugryźć.

    • Sylwester

      Pewnie łatwiej byłoby mi odpowiedzieć na konkretne przykłady zadań. Spróbuj może zrobić coś takiego. Zakładamy, że mniej więcej za pół roku masz mieć przegląd samochodu. To wpisz do programu do GTD mniej więcej z datą 15 grudnia zadanie „Przygotować przegląd samochodu” i tyle na teraz. I dopiero jak zadanie wskoczy na Twoją listę zadań to zrób z tego projekt. Będzie o tyle łatwiej, że będziesz wiedzieć jakie daty są możliwe, czy nie masz urlopu, czy nie zmieniłeś samochodu.

      Ogólnie można zrobić to tak, że dla zadań cyklicznych bardzo odległych daj sobie tylko zalążki tematu i dopiero gdy pojawią się konkretnego dnia to zajmujemy się nimi precyzyjnie.

      Podaj może inne przykłady zadań – przekażę kilka wskazówek.

      • Dariusz Ptak

        Rozumiem, że w momencie, gdy temat jest odległy i zapisuję tylko informację w kalendarzu, że coś będzie miało miejsce to mogę to traktować jako przeniesienie w przyszłość spraw, którymi w tej chwili nie muszę się zajmować, a gdy przyjdzie odpowiedni termin to wtedy będę podejmował decyzję odnośnie danej sprawy. Można by powiedzieć, że wówczas te sprawy stają się sprawami, które wpadają do mojej skrzynki spraw przychodzącej, gdzie podejmuję decyzję czy zajmuje się sprawą czy nie.

        Poniżej mam kilka „spraw” nad którymi się zastanawiam w jaki sposób zaimplementować je zgodnie z filozofią GTD. W nawiasie wstawię krótkie wyjaśnienie o co dokładnie chodzi z daną sprawą i jak ją interpretuję.

        Trening biegania 3x w tygodniu np. poniedziałek, środa i piątek
        (Każdy trening byłby konkretnym zadaniem cyklicznym do realizacji. Nie jest to projekt bo są to konkretne czynności do wykonania. Mógłbym stworzyć do tego projekt „Przebiec 100 km” i wtedy każde kolejne zadanie do realizacji będzie sumowane do momentu, gdy projekt nie będzie zakończony. Z drugiej strony czy czasem nie powinienem dodać daty i zrobić z tego celu)

        Każdego tygodnia napisać 2 artykuły na bloga
        (Również działanie cykliczne, które realizuję co tydzień. Akurat w samej „sprawie” zawarłem informacje odnośnie okresu, który ona obejmuje. Po napisaniu artykułów gdzie tak na prawdę każdy artykuł będzie osobnym projektem w kolejnym tygodniu znowu projekt staje się aktywnym i czeka mnie napisanie kolejnych 2 artykułów)

        Rachunki do opłacenia
        (Każdy rachunek byłby osobnym zadaniem z określonym terminem wykonania. Z drugiej jednak strony dany rachunek mogę zapłacić wcześniej niż termin, który sobie ustaliłem. Termin ten byłby tak na prawdę ostateczną datą do której zadanie powinno być wykonane)

        Porządki domowe, które realizuję raz w tygodniu
        (Nie ma tutaj konkretnej daty bo mogę je realizować w dowolnym dniu tylko muszę pamiętać o tym, aby robić to raz na tydzień. Porządki domowe byłyby wtedy projektem a zadaniami konkretne czynności poprzez które dbałbym o porządek w domu)

        Rytuał poranny
        (Tutaj mamy kolejne cykliczne zadania do realizacji każdego dnia. Rytuał poranny mógłby być projektem w skład którego wchodzą konkretne zadania. Projekt taki musiałbym „odnawiać” każdego dnia)

        Rytuał wieczorny – tutaj podobna sytuacja jak wyżej

        Jak widać zacząłem bardzo sobie komplikować życie zamiast ułatwiać. Mam w świadomości, że jeśli czegoś dobrze nie „zakwalifikuję” to pracy nie wykonam tak jak powinienem lub czegoś zapomnę. Z drugiej jednak strony liczy się konkretne działania i efekt, który fizyczny widzę po jej wykonaniu a nie fakt jej zapisania.

        • Sylwester

          1. Trening – może jako wydarzenie w kalendarzu? O kalendarzu tu: http://sylwester.co/zadania-e-maile-kalendarz-i-pliki-jak-je-organizowac/ Jeśli jest to sztywne zadanie i nie trenujesz kiedy masz ochotę to będzie działać.

          2. Pisanie – tutaj jest dość ważne, czy masz plan tego co pisać? Jeśli tak to ok, ja oznaczam np. w ten sposób „Napisać artykuł na XYZ” z tagiem @pisanie. Tak @pisanie mam zarezerwowany na pracę w ciszy, bez przerywania. I zrób jako zadanie cykliczne, co ‚n’ dni. Gorzej jeśli nie masz tematów.

          3. Rachunki – ja mam tak, cykliczne są na stałe z konkretnym dniem z tagiem @bank, zmienne dodaję za każdym razem jak dostaję informację o wystawieniu rachunku/faktury. Też z tagiem @bank. Zadania pojawiają się w dniu, kiedy masz coś zapłacić. Jeśli wyjeżdzasz i nie będziesz mieć dostępu to klikasz kontekst @bank i realizujesz wszystkie opłaty przyszłe.

          4. Porządki – nie wpisywałbym 😉 GTD ma ułatwiać, idąc tym tropem dojdziesz do wniosku, że musisz zapisać, że masz zjeść obiad 😉

          5. Rytuał poranny/wieczorny – u mnie na taki „rytuał”, składa się kilka zadań cyklicznych. Mam je ustawione poniedziałek-piątek, do tego część zadań, które są co dwa-trzy dni, niektóre raz w tygodniu.

          Z tego co piszesz, to wydaje mi się, że najważniejszą poradą będzie wykorzystywanie cykliczności zadań. Wiele programów umożliwia ustawienie powtarzania co jeden dzień, kilka dni, w konkretne dni tygodnia czy