[GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy

W metodzie GTD poznaliśmy już podstawowe terminy takie jak Inbox, Projekt, Zadanie czy Kontekst. Pora na ustalenie modelu pracy, który pozwoli nam na sprawne zarządzanie codzienną listą zadań.

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Tutaj dość istotna uwaga – opisana przeze mnie metoda nieco różni się od sposobu przedstawionego przez Davida Allena. Jest prostsza i łatwiejsza do utrzymania w dyscyplinie. Więcej o różnicach na końcu artykułu.

Nowe zadanie w ciągu dnia

W Inboksie umieszczamy wszystkie nasze zadania, które nam przyjdą do głowy podczas spaceru, czy które zapiszemy podczas spotkania czy rozmowy telefonicznej. Najwięcej będzie jednak pojawiać się na podstawie nowych e-maili, które otrzymujemy. Musimy „wyrzucić” wszystkie zadania z głowy do Inboksu, naszym celem jest to, żeby nie musieć pamiętać o wykonaniu zadania – mamy je zapisane, co gwarantuje nam, że będziemy o nim wiedzieć.

David Allen proponuje następującą zasadę – jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje mniej niż dwie minuty to wykonaj je od razu. I to działa – weźmy pod uwagę, że dodanie i opracowanie każdego zadania zajmuje kilka chwil, to może warto zrobić je od razu? Jedynym ograniczeniem jest to, że zadanie takie może przerwać nam wykonywanie innego zadania – wtedy lepiej zapisać je w Inboksie. Przykład? Tworzycie jakieś zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym. Dzwoni telefon i koleżanka prosi Was o przesłanie jakiegoś pliku. Mamy dwie drogi:

  • przerwać wykonywanie zadania i wysłać plik (po części i tak już wykonywanie zostało przerwane) przy czym musimy liczyć się z tym, że „powrót” do wykonania zestawienia w arkuszu zajmie nam kilka chwil. Musimy sobie przypomnieć wszystko co robiliśmy i ponownie „zanurzyć” się w arkuszu
  • dodać na szybko zadanie do Inboksu i w miarę szybko wrócić do arkusza

Osobiście wybieram drugi wariant, szczególnie przy zadaniach, które wymagają skupienia. O różnych przerywnikach w pracy i o tym jak sobie z nimi radzić będzie osobny wpis.

Porządkowanie Inboksu

Nasz Inbox wymaga ciągłego nadzoru – z doświadczenia widzę, że Inbox powinniśmy analizować dwa razy dziennie, gdy rozpoczynamy pracę i jakieś dwie godziny przed zakończeniem pracy. Każde z zadań opracowujemy, w szczególności:
– decydujemy czy dane zadanie zostaje zadaniem, czy wymaga abyśmy zmienili na projekt
– dodajemy niezbędne Konteksty (czyli zasoby jakie będą wymagane do realizacji zadania, np. „biuro rachunkowe”, „dom”)
– uzupełniamy daty wykonania zadań.

Po opracowaniu zadanie znika z Inboksu.

Przeglądanie projektów

Nasza lista jest żywym organizmem – zmienia się co kilkanaście minut. Dlatego musimy regularnie przeglądać listę zadań w zakładce Inbox o czym pisałem wyżej, musimy też przeglądać nasze projekty. Regularne przeglądanie wszystkich projektów najlepiej wykonywać co 2-3 dni. Na czym polega? Otwieramy zakładkę Projektu i sprawdzamy co się zmieniło, np. może się okazać, że pracownik odpowiedzialny za Zadanie (czyli nasz Kontekst) jest na urlopie i cały projekt przesunie nam się o kilka dni. Wtedy możemy zareagować i zobaczyć, czy to zadanie ma wpływ na inne zadania, jeśli nie to może wykonajmy pozostałe nieco wcześniej. Pozwoli nam to utrzymać zakładany czas zakończenia projektu. Co jeszcze może się zmienić? Może się okazać, że jakiś projekt jest nieaktualny – ponieważ klient zrezygnował. Może się okazać, że jakiś projekt zakończy się szybciej, ponieważ klient podesłał nam szybciej materiały (tak, to się też zdarza).

Delegowanie zadań

Cześć zadań z naszej listy tak naprawdę należy do innych osób – najczęściej osoby te będą osobnym Kontekstem. Dobrym przykładem takiego zadania będzie „przygotowanie listy klientów, którym wyślemy kartki świąteczne”, projekt ten omawialiśmy w poprzednim artykule. Zadania tego nie wykonujemy sami, potrzebujemy tutaj wsparcie naszego handlowca.

O tym jak radzić sobie z zadaniami delegowanymi będę pisać w osobnym wpisie. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że to jest najsłabszy punkt organizacji pracy. Jesteśmy uzależnieni od innych. Podjąłem dlatego wiele prób znalezienia optymalnego rozwiązania dla zarządzania zadaniami delegowanymi i chyba udało się wypracować całkiem sprawny model, który pozwala nam na skutecznie zarządzania zadaniami, które mają wykonywać inni.

GTD w czystej postaci

Sama metoda GTD jest bardziej rozbudowana i skomplikowana, odsyłam tutaj do książki Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Po wielu latach uważam, że uproszczenie jej do wskazanej wyżej postaci powoduje, że mamy mimo wszystko lepszą kontrolę nad zadaniami i planem dnia.

Jak zaplanować pracę w ciągu dnia?

Nie ma jednej recepty – osobiście na początku dnia wykonuję zadania cykliczne, które zajmują stosunkowo najmniej czasu. Ma to trochę psychologiczne podejście, ponieważ po pół godzinie pracy z 20 zadań zostaje już np. 14. A skoro idzie tak szybko, to czemu nie kończyć w tym samym tempie kolejnych?

Bardzo ważna jest praca z kontekstami. Jeśli spotykamy się z szefem i chcemy w ciągu 5 minut załatwić wszystkie sprawy, to na spotkanie idziemy z listą zadań z kontekstem „szef”. Nie tylko z zadaniami przypisanymi na dziś, ale również przyszłymi. Osobiście bardzo często korzystam z kontekstu „telefon”, gdzie mam zaplanowane wszystkie rozmowy telefoniczne. Czemu? Telefony bardzo rozbijają pracę i staram się w ciągu dnia, gdy mam dużo zadań, nie korzystać z telefonu.

Mamy porządną listę z projektami, mamy listę zadań na wybrany dzień  i wypracowany model pracy w ciągu dnia. Co nam zostaje? Wykonywać zaplanowane zadania – tutaj Wy jesteście ekspertami.

  • Pięknie przełozyłes GTD na swojski język, poparty praktyką, którą stosujesz u siebie na codzien. POczątkowo nie bardzo mogłem przywyknac do GTD i szukając alternatywy, natrafiłem na ZenToDone Michała Pasterskiego (http://michalpasterski.pl/2010/08/zen-to-done-czesc-1/). Wprawdzie już kilka ładnych lat jest ale zasady są podobne :).

    Z racji, ze podoba mi się styl pisania, dodaje do RSSów bloga 😉

    • Sylwester

      Dziękuję za miłe słowa 😉 Niebawem kolejne wpisy.