[GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?

Mamy dwa główne obszary pracy – jeden to program do zarządzania zadaniami, drugi to program pocztowy. Jak powinniśmy radzić sobie radzić z e-mailami? Czy możemy wykorzystać funkcję Inboksu znaną z GTD?

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Dziennie otrzymuję około 100 e-maili, do tego 100-200 na skrzynki redakcyjne. Praca z nimi wymaga sporej dyscypliny. Jednak można i trzeba próbować usystematyzować pracę z pocztą. Korzystając z GTD głównym problemem jest to, że mamy dwa główne centra danych – jeden to program do zarządzania zadaniami, drugi to program pocztowy. Na rynku pojawiały się już rozwiązania próbujące połączyć obie strefy, jednak spektakularnych sukcesów na razie nie ma. Jak więc sobie radzić z zadaniami w obu tych przestrzeniach?

Inbox w programie pocztowym

Program pocztowy ma też swój Inbox, jest to pierwsze miejsce gdzie trafiają wiadomości, w niektórych programach przestrzeń ta jest nazywana po prostu skrzynką odbiorczą – nazwa nie ma tu znaczenia. Nasz Inbox jest więc swego rodzaju listą zadań do wykonania. Powinniśmy więc go traktować tak samo jak Inbox wykorzystywany w GTD.

Osobiście wypracowałem model pracy, w którym w pocztowym Inboksie mam nie więcej niż 5-10 e-maili. Daje to poczucie komfortu psychicznego i, co jeszcze raz podkreślę, bezpieczeństwa. Bezpieczeństwa, ponieważ mamy wszystkie zadania ściśle opracowane i przede wszystkim przypisane na osi czasu. Nic nie powinno nam zginąć, a zadania pojawią się dopiero wtedy, gdy będzie konieczność zajęcia się nimi.

Optymalna praca z nowymi listami

Skrzynki pocztowej nie sprawdzam non-stop. Najczęściej czekam, aż skończę jakieś zadanie, mam chwilę przerwy i wtedy mogę zobaczyć nowie wiadomości. Gdy otrzymuję nowego e-maila to wybieram jedną z opcji:

  • kasuję go – jeśli w żaden sposób nie dotyczy mnie i nie muszę z nim nic robić (i to jest ok. 90 proc. listów)
  • wykonuję zadanie wskazane w e-mailu od razu – pamiętasz o zasadzie dwóch minut?
  • zmieniam e-mail na zadanie – oczywiście zgodnie z GTD, pamiętając o dacie, projektach i kontekstach
  • deleguję – pamiętasz kontekst @czekam?
  • archiwizuję.

I tu dość ważna uwaga – jeśli korzystasz z folderów to dobrze by było gdyby lista projektów w programie do GTD była spójna z listą folderów w programie pocztowym.

W Inboksie pocztowym najczęściej zostają bieżące tematy. Tam są e-maile, które powinny być pod ręką.

Kasowanie? Przecież ja potrzebuję te e-maile!

Zapewniam Ciebie, że nie potrzebujesz ok. 90 proc. e-maili. Przeterminowane kody rabatowe, super promocje na nowy telefon, informacje o tym, że kolega miał urodziny tydzień temu, powiadomienia z serwisów społecznościowych, informacje o wykonaniu przelewu. To wszystko powinieneś kasować. Te informacje mają tylko znaczenie w momencie otrzymania, oczywiście zapoznaj się z treścią. Jednak później możesz spokojnie ją skasować.

Powinieneś zostawiać tylko e-maile, z których wynika jakieś zadanie dla Ciebie.

Listy przeznaczone do grup projektowych możesz archiwizować – zdecydowana większość z nich nie będzie Ciebie dotyczyć.

Głównym celem kasowania/archiwizacji jest to, żeby zniknęły one z głównego widoku. W głównym widoku programu pocztowego powinieneś mieć tylko te informacje, które dotyczą bieżących zadań.

Pamiętaj jednak, że pracodawca może od Ciebie wymagać archiwizacji, a nie kasowania wszystkich e-maili!

Tutaj wrócę na chwilę do zagadnień technicznych – jeśli używasz Gmail’a i Todoist to twórcy udostępnili wtyczkę, dzięki której cały przepływ pracy jest znacznie uproszczony i łatwiej nam utrzymać spójność informacji między skrzynką pocztową i programem do zarządzania GTD.

Zobacz jak to wygląda w praktyce, co ważne – to działa!

Podsumowując – nie bój się kasować e-maili, w widoku głównym zostawiaj tylko te informacje i tematy nad którymi obecnie pracujesz.

  • kuba rozpruwacz

    Dostajesz 100 maili dziennie z czego 90% kupujesz. Chciałbym mieć 10 maili dziennie do ogarnięcia

    • Sylwester

      Tak, zostaje około 10 maili dziennie, pamiętaj tylko proszę, że część z nich będzie zadaniami, a część z nimi niemałymi projektami.