[GTD, cz. 7] Zadania delegowane

Najsłabszym punktem na naszej liście zadań nie są nasze zadania. Najtrudniej pracować z zadaniami delegowanymi, czyli wszystkimi zadaniami, które przekazujemy współpracownikom. Jak sobie z nimi radzić? Co zrobić, żeby pracować z nimi równie efektywnie, co z naszymi własnymi zadaniami?

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Czym jest delegowanie zadania?

Przypomnijmy zadania z projektu „Wysyłanie kartek świątecznych” (lista już jest nieco bardziej szczegółowo opisana). Aby sprawnie je wykonać to powinniśmy „rozbić” je na podstawowe części:

  • zrobienie listy osób
  • zamówienie kartek i kopert
  • wydrukowanie listy adresowej
  • podpisanie wszystkich kartek
  • zapakowanie kartek
  • adresowanie kartek (naklejki)
  • wysłanie kartek.

Wytypowaliśmy wcześniej jedno zadanie, które nie należy do nas – jest na naszej liście zadań, ale to nie my mamy je wykonać. Tym zadaniem jest „zrobienie listy osób (którym wyślemy kartki)– ustaliśmy, że to zadanie powinien wykonać handlowiec. To jest właśnie zadanie delegowane. Na taki typ zadań mamy dość ograniczony wpływ i takie zadania mogą dość znacznie zmieniać kształt naszej listy zadań.

Czy powinienem oznaczać zadania delegowane?

Oczywiście – osobiście wykorzystuję dwa rodzaje wyróżnień, tutaj Todoist znakomicie spełnia swoją rolę.
Pierwsze oznaczenie to kontekst, ja przyjąłem nazwę „czekam” – czyli wszystkie zadania, które zlecam innym i na których wykonanie czekam mają ten kontekst. Pamiętajmy też, że zadania mogą mieć jednocześnie wiele kontekstów – np. @czekam i @szef.

Drugim oznaczeniem, które niekoniecznie trzeba stosować jest priorytet. W Todoist mamy cztery rodzaje priorytetów – zadania z atrybutem „czekam” zawsze oznaczam najniższym priorytetem. Dzięki temu wszystkie zadania, których osobiście nie muszę wykonywać pokazywane są zawsze na dole listy. Dodanie tego kontekstu pozwala na znaczne zwiększenie czytelności naszej listy zadań. Nawet gdy zawiera ona 30 elementów, może się okazać, że 1/3 z nich jest niezależna od nas. Jednak musimy mieć nad nimi kontrolę, widzieć je i ewentualnie podejmować odpowiednie kroki.

Co mam zrobić z zadaniami delegowanymi?

Tak jak wspomniałem wcześniej – na zadania delegowane mamy ograniczony wpływ. Nasi współpracownicy mogą mieć urlopy, mogą mieć inne ważne zadania do wykonania. Co więc mogę zrobić, żeby lepiej nimi zarządzać?

Posłużmy się wyżej wspomnianym przykładem zadania delegowanego o nazwie „zrobienie listy osób, którym wyślemy kartki świąteczne”. Zadanie to powinien wykonać handlowiec. Aby kartki doszły na czas to powinniśmy wysłać je tydzień wcześniej. Czyli ok. 17 grudnia. Na pozostałe prace związane z tym zadaniem (czyli wydrukowanie, podpisanie, adresowanie i wysłanie) potrzebujemy ok. 3 dni. Czyli biorąc pod uwagę dni wolne dobrze by było mieć listę najpóźniej ok. 12 grudnia. Czyli mamy dzień, w którym powinniśmy mieć gotową listę osób. Gdyby to zadanie było na naszej liście zadań to moglibyśmy je wpisać sobie na 12 grudnia, ponieważ mamy pewność, że byśmy je wykonali w tym dniu. Jednak to zadanie delegujemy, więc aby bezpiecznie je zrealizować to wpiszmy je na naszej liście pięć dni wcześniej. Wtedy pojawia się na naszej liście i 7 grudnia wysyłamy zadanie do handlowca.

Jak dobrze delegować zadania?

Aby dobrze delegować zadanie musimy przede wszystkim precyzyjnie wskazać nasze oczekiwania. Zadanie takie powinno wskazywać:

  • naszą prośbę (prośbę, nie polecenie) gdzie jasno wskazujemy co potrzebujemy, czasami warto podać powód (może nasz kolega ma lepszy pomysł jak rozwiązać dane zagadnienie)
  • datę wykonania.

Przykład złego delegowania zadania:
„Michał, wyślij mi proszę listę naszych klientów.”

Przykład dobrego delegowania zadania:
„Michał, prześlij mi proszę listę klientów, którym będziemy w tym roku wysyłać kartki świąteczne. Postaraj się proszę przesłać ją do 10 grudnia.”

Jak monitorować delegowane zadania?

Jak pamiętacie zadanie przypisaliśmy sobie na 7 grudnia, wtedy to zaczynamy „monitorować” zadanie. Poprosiliśmy o tę listę do 10 grudnia (i wciąż mamy minium dwa dni zapasu), przypomnienie powinniśmy wpisać sobie więc na 9 grudnia. Wtedy to kontaktujemy się z handlowcem i sprawdzamy jak wygląda sytuacja.
Aby dobrze monitorować takie zadanie powinniśmy je rozdzielić:

  • wysłać e-mail do handlowca z prośbą o listę
  • przypomnieć o liście klientów @handlowiec
  • weryfikacja listy @czekam

Czyli każde zadanie delegowane powinno składać się z trzech części:

  • samego delegowania zadania (czyli wysłania prośby o wykonanie)
  • przypomnienia o wykonaniu
  • weryfikacji jakości i odbiór zadania.

Jak kontrolować zadania – e-mail czy telefon?

W zadaniach, które mają dość krótki czas wykonania i dość wysoki priorytet to zdecydowanie powinniśmy zadzwonić. W ciągu kilkunastu sekund będziemy mieli dokładny obraz. W pozostałych zadaniach powinien wystarczyć e-mail. Pamiętajmy jednak o tych „przypominajkach” – dzięki nim mamy pewność, że nasz współpracownik wie, że ma zająć się danym zagadnieniem.

Praca z zadanimi delegowanymi wymaga pewnej wprawy – z doświadczenia mogę powiedzieć, że jest to najsłabszy punkt związany z naszą pracą. Nie mamy do końca wpływu na część zadań i to one mogą opóźniać realizację naszych projektów. Gdy dojdziemy jednak do pewnej wprawy, to wyrobimy sobie pewien automatyzm związany z takimi zadaniami. Automatyzm, dzięki któremu będziemy mogli efektywnie pracować.