[GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Planowanie i porządkowanie ułatwia pracę – tutaj raczej wszyscy się zgadzamy. Jak powinniśmy planować i ile czasu powinniśmy poświęcać na porządkowanie?

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Planowanie jest ważne z dwóch powodów – pozwala na równomierne rozłożenie pracy, jak i pozwala na „zabezpieczenie” słabych punktów w ciągu tygodnia. Aktywnie korzystając z GTD będziecie mieli 20-30 zadań dziennie do wykonania. Jest więc co koordynować.

Poniedziałek rano

Kluczowy jest poniedziałkowy poranek – zaczynamy nowy tydzień. W pierwszej kolejności zaglądamy do Inboksu w programie GTD – powinny tam być jakieś zadania, o których przypomnieliśmy sobie w czasie weekendu, są też zadania, które pojawiły się w skrzynce pocztowej przez weekend. Zaczynamy pracę z Inboksem i po rozpisaniu wszystkich zadań możemy już zająć się planowaniem.

Słabe punkty – liczba zadań

Na wstępie uwaga – jeśli masz 20-30 zadań dziennie do wykonania to jeszcze panujesz nad sytuacją, jeśli bardzo często przekraczasz 30 to oznacza, że masz za dużo pracy i optymalizacja tutaj bardziej nie pomoże – musisz zmienić coś innego.

Słabe punkty – spotkania

Tak, spotkania są słabym punktem. Bardzo często są nieefektywne i nie kończą się wnioskami. Zobaczmy więc w jakie dni mamy je zaplanowane. Widzimy mniej więcej słabe punkty w naszym kalendarzu – dwa dłuższe spotkania w ciągu dnia mogą już dość mocno zaburzyć rytm pracy. Powinniśmy zaplanować dzień, tak aby były w nim zadania zdecydowanie krótsze, które nie wymagają skupienia. Jeśli w kalendarzu mamy jakąś całodniową konferencję, to powinniśmy wszystkie zadania z tego dnia wykonać albo wcześniej, albo później. Unikajmy sytuacji, w której z niecierpliwością czekamy na przerwę podczas konferencji, żeby popracować chociaż 15 minut. Za niedopuszczalną uważam sytuację, w której jesteście na konferencji i jednocześnie „pracujecie”. Lepiej wtedy pojechać do biura. Przynajmniej nie irytujecie prowadzących.

Poniedziałkowe planowanie jest najważniejsze i zajmuje stosunkowo najwięcej czasu – bywa nawet, że 15-20 minut muszę poświęcić na dobre rozłożenie zadań.

Wtorek, środa, czwartek

Tutaj na planowanie poświęcamy właściwie tylko kilka minut o poranku – przed rozpoczęciem pracy. Sprawdzamy jakie mamy nowe spotkania, jakie pojawiły nowe zadania z Inboksu. Skupiamy się na dniu bieżącym, zerkamy jednak na pozostałe dni i sprawdzamy, czy są jakieś zmiany na liście zadań, na które powinniśmy zareagować. Czyli raczej już tylko pielęgnujemy naszą listę zadań pod kątem obłożenia.

Piątek

Od jakiegoś czasu przyjmuję zasadę, że w piątki nie zaczynam żadnych nowych zagadnień. Tylko domykanie istniejących tematów. Pamiętacie rozdział o delegowaniu zadań? W piątek dobrze jest zakończyć wszystkie tematy, na które czekamy i trochę podzwonić do osób, którym delegowaliśmy zadania.

Jest to o tyle praktyczne, że i tak większości nowych zagadnień nie da się rozpocząć efektywnie w piątek. Nawet jeśli je rozpoczniesz wysłaniem jakiejś propozycji do klienta, czy współpracowników to i tak zajmie się tym prawdopodobnie w poniedziałek.

Sobota, niedziela

Nie powinniśmy wtedy pracować – oczywiście są sytuacje, w których możemy coś wykonać tylko w weekend lub mamy po prostu awarię. Pamiętajmy jednak, że podczas weekendu może nam przyjść do głowy kilka zadań – zapisujemy w Inboksie w programie GTD. Opracowujemy je jednak w poniedziałek rano.

W ciągu tygodnia na planowanie poświęcicie pewnie około 20-40 minut. Dzięki temu jednak uzyskacie znacznie więcej czasu. I przede wszystkim będziecie mogli zakończyć kolejny tydzień i powiedzieć sobie „Zrobiłem wszystko to, co zaplanowałem. To był dobry tydzień”.