Dwie etykiety w programie pocztowym, które sprawią, że osiągniesz inbox zero

Jednym z głównym problemów jest nadmiarowość informacji, które widzimy w programie pocztowym. Jak rozumiem nadmiarowość? Na przykład widoczność w inboksie (głównym folderze z nowymi wiadomościami) e-maili, którymi zajmę się w przyszłym tygodniu. Dzięki prostemu trikowi znacznie częściej osiągniesz mityczny „inbox xero”.

Inbox zero to nic innego jak pusta skrzynka pocztowa (w programie pocztowym lub programie do zarządzania zadaniami) – czyli zrealizowałeś wszystkie zadania zaplanowane na dziś. Stan, do którego dążymy.

inbox zero

Nadmiarowość

Jak traktować e-mail z zaproszeniem na spotkanie, które odbędzie się w przyszłym tygodniu (zakładając, że nie musisz się do niego przygotować) albo informację o płatności, którą musisz zrealizować za tydzień? Jak klasyfikować e-maile z zadaniem delegowanym, który wysłałeś do współpracownika?

Takie informacje są prawdopodobnie w Twoim inboksie w programie pocztowym i czy chcesz czy nie, spoglądasz na nie kilka, a może nawet kilkanaście razy dziennie sprawdzając pocztę. Nie stanowią żadnej wartości w tym momencie i tylko rozpraszają. I zwiększają listę informacji, które widzisz w skrzynce pocztowej w głównym folderze. I to jest właśnie wcześniej wspomniana nadmiarowość.

Usuń z widoku niepotrzebne e-maile

Na pomoc przychodzi rozwiązane znane m.in. z gmaila – etykiety. Ich siła polega na tym, że jeden e-mail może posiadać wiele etykiet (w przeciwieństwie do folderów). Wszystkim zadaniom delegowanym wystarczy dodać etykietę „czekam”, usunąć „odebrane”. Identycznie dla zadań, które musisz wykonać w przyszłości – dodajemy etykietę „przyszłe”, usuwamy etykietę „odebrane” i wiadomości znikną nam z inboksu. Musimy jednak pamiętać, żeby e-maile te powiązać bezpośrednio z zadaniami w programie GTD i prawidłowo je opisać wraz z datą. Dzięki temu powiązaniu będziemy w naszej skrzynce pocztowej widzieć tylko e-maile, którymi musimy się zająć. Dzięki takiemu rozwiązaniu bardzo często uda Wam się osiągnąć „inbox zero”.

Bardzo dobrą synchronizację zapewnia trio gmail+chrome+todoist. W praktyce wygląda to tak, że każdy e-mail mogę łatwo zmienić na zadanie w todoist, a gmail zapewnia mi zarządzanie etykietami. Gdy mam e-mail, który powinienem zmienić na zadanie wykonane w przyszłości to nadaję etykietę „przyszłe”, tworzę z niego nowe zadanie w todoist i usuwam etykietę „odebrane” z gmaila. Wszystko dzieje się w jednym oknie. Przykład takiego opisania znajdziecie poniżej. Co ważne, dzięki takiemu powiązaniu, todoist po wybraniu zadania przeniesienie mnie bezpośrednio do e-maila powiązanego bez konieczności jego ręcznego poszukiwania.
todoistTo jest tylko przykład wykorzystania, zachęcam do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami – szczególnie wykorzystania innych programów.

 

  • Leszek Niklas

    Wrzucę swoje 3 grosze – ja zacząłem używać duetu: Google Inbox i Google Keep. Zmniejszyło to moją skrzynkę zdecydowanie (zbliżyłem się zdecydowanie do inbox zero), mam możliwość ustawienia terminu związanego z wiadomością i ukrycia jej na liście. Polecam spróbować.