[GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?

Wpis ten można potraktować niczym wprowadzenie do efektywnej pracy. Odpowiedź na tytułowe pytanie jest jednak pewnie inna niż myślisz. Nie potrzebujesz mieć oprogramowania, notatników, czy karteczek. Musisz wiedzieć, gdzie jesteś aktualnie. Czyli jakie tematy zawaliłeś, jakie masz szanse wykonać w terminie, a jakie możesz zrealizować z zapasem czasowym.

Wpis jest częścią cyklu artykułów „Wprowadzenie do efektywnej pracy”:

  1. [GTD, cz. 1] Wprowadzenie do efektywnego zarządzania czasem
  2. [GTD, cz. 2] GTD – pracuj mniej, twórz więcej
  3. [GTD, cz. 3] Co potrzebuję, żeby dobrze zarządzać czasem?
  4. [GTD, cz. 4] Przenosimy naszą listę zadań do programu
  5. [GTD, cz. 5] Różnica między Zadaniem a Projektem
  6. [GTD, cz. 6] Ustalamy rytm pracy
  7. [GTD, cz. 7] Zadania delegowane
  8. [GTD, cz. 8] Pomysły i ich realizacja
  9. [GTD, cz. 9] Jak pracować z e-mailami?
  10. [GTD, cz. 10] Ile czasu powinienem poświęcać na planowanie?

Gdzie jestem?

W zdecydowanej większości przypadków, jeśli zaczynasz interesować się tematyką zarządzania czasem, to masz z tym problem. Jeśli wszystko idzie poprawnie, to nie ma sensu nic zmieniać, ani tym bardziej szukać informacji na ten temat. W obu przypadkach jednak postępujemy identycznie – musimy ustalić gdzie dokładnie jesteśmy.

Pierwszy krok do porządkowania to uświadomienie sobie, że coś jest nie tak – terminy za krótkie, czegoś zapomniałeś zrobić, miałeś oddzwonić do kolegi.

Drugi krok to spisanie tego wszystkiego. Teraz wystarczy nawet notatnik – o narzędziach do zarządzania będę pisać później.

A więc do dzieła – tworzymy pierwszą listę!

Spisujemy zadania – dom i praca

Spisując wszystkie zadania, które masz do zrobienia nie rozgraniczaj zadań prywatnych i zawodowych. Zadanie to zadanie – trzeba je wykonać. Cześć z zadań związanych z życiem prywatnym musisz i tak wykonać w godzinach pracy – np. zadzwonić do urzędu i dowiedzieć się jaki będzie podatek od gruntów. Tego nie zrobisz po powrocie z pracy do domu.

Jak może wyglądać moja pierwsza lista?

Przykładowa lista powinna być w miarę czytelna dla Ciebie. Czytelna, to znaczy, że gdy otworzysz plik za tydzień to będziesz wiedzieć co miałeś na myśli. Przykładem źle zapisanego zadania może być „zadzwonić do Piotrka”, znacznie bardziej czytelne będzie „zadzwonić do Piotrka i umówić się na odbiór książki”.

Przykłady zadań:

  • Zadzwonić do urzędu w sprawie wysokości podatku od gruntów
  • Zadzwonić do Piotrka i umówić się na odbiór książki
  • Napisać e-mail do agencji reklamowej w sprawie gadżetów na konferencję wiosenną
  • Umówić spotkanie w sprawie przedstawienia propozycji zmian w produkcie
  • Zapłacić fakturę za telefon
  • Uporządkować PITy za ubiegłe lata
  • Rozliczyć PIT
  • Zamówić jedzenie dla psa
  • Kupić nowe żarówki do piwnicy
  • Anulować subskrypcję VOD

To jest przykład listy zadań, w której nieco więcej jest zadań prywatnych niż służbowych – tak pewnie będzie prościej zrozumieć koncepcję takiej listy. Najwięcej zadań powstanie, gdy przejrzysz swoją skrzynkę e-mail.

Ile powinienem tworzyć pierwszą listę?

Minimum dwa, trzy dni. Listę tę musisz tworzyć dokładnie, głównym celem jest „wyrzucenie” wszystkiego z głowy. To właśnie w naszej głowie jest problem z zadaniami. Nie jesteśmy w stanie wszystkiego zapamietać, dzięki liście tworzymy jedno centrum planowania. I to jest ta nasza lista.

Przypomniałem sobie o jednym zadaniu podczas spaceru!

Ponieważ jeszcze nie korzystamy z żadnego oprogramowania do zbierania danych, to po prostu zapisz sobie to w szkicu e-maila, jako notatkę, czy w inny sposób. I później przepisz ją do twojej listy zadań. Musimy pamiętać, że jeśli od razu nie zapiszemy to zadanie ucieknie i zapomnimy o nim. Pamiętasz ile rzeczy do zrobienia przypominało się Tobie w drodze do pracy? A ile zapamiętałeś po przekroczeniu progu biura? No właśnie.

Zapisywanie zadań podczas spacerów, zakupów, podróży czy nawet spotkań jest kluczowe, gdy chcemy znacząco zwiększyć efektywność naszej pracy. Pamiętajcie, że naszym celem jest stan w którym rano wstajemy, otwieramy listę zadań i możemy spokojnie zaplanować swój dzień, czy nawet nadchodzący tydzień.